Was macht U-Makler so besonders?

Zu allererst seine einfache Bedienbarkeit. Dann seine Anpassbarkeit - Sie können viele Dinge im U-Makler so einstellen, dass Ihre Arbeitsabläufe optimal unterstützt werden. Zum anderen natürlich die vielen Funktionen, die bis ins Detail durchdacht und ausgereift sind. Genau dies macht den kleinen aber feinen Unterschied im Vergleich zu anderen Maklerverwaltungsprogrammen aus.

Erfahren Sie nun alles Wissenswerte über U-Makler und wie er Sie bei der Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe unterstützt.

Das Wichtigste im Überblick

  • Komfortable und umfassende Kunden- und Vertragsverwaltung mit separater Interessenten-Adreßverwaltung

  • Detaillierte Schadenverwaltung inkl. Formulardruck für z. B. Schadenmeldungen

  • Terminverwaltung inkl. Kalender und Wiedervorlagefunktionen

  • Flexible Provisionsabrechnung und -verteilung inkl. Karrierestufen

  • Integrierte revisionssichere Dokumenten-Archivierung

  • Direktes Wählen sämtlicher Telefon-Nr. (TAPI) sowie direkte Anzeige eines anrufenden Kunden (CAPI)

  • Automatische Änderungsmitteilungen an Gesellschaften bei Anschriften-, Bank- und Namensänderungen von Kunden

  • Erstellen von Briefen/Formularen unter Verwendung von Vorlagen mit Hilfe von Microsoft Word

  • Erstellen von Serienbriefen für selektierbare Empfänger für z. B. Werbeaktionen

  • Anzeige der Geburtstage von Kunden mit der Möglichkeit Serienbriefe für z. B. Glückwunschbriefe oder -karten zu erstellen

  • Schreiben von E-Mails mit Hilfe von einrichtbaren E-Mail Vorlagen

  • Versenden von personalisierten Serien E-Mails (z. B. Newsletter, Angebote, ...) an selektierbare Empfängergruppen

  • Versenden von SMS-Nachrichten an die bei den Kunden hinterlegten Mobiltelefonnummern

  • Synchronisation von Kontakten und Terminen mit Microsoft Outlook sowie Tobit David.fx

  • Schnittstellen zu vielen Programmen und Portalen (z. B. BiPRO, GDV, NAFI, VHV, VEMA, VersDirekt, ...)

  • Spezialversion für Notebooks mit Datenreplikation auf Datenfeldebene

  • Anbindung von externen Büros sowie Filialen möglich

  • Volle Netzwerkfähigkeit für beliebig viele Arbeitsplätze - ohne zusätzliche Kosten für eine Datenbank

  • Verschlüsselte Speicherung aller Daten in der integrierten Datenbank

Versicherungsanalyse

Mit diesem optionalen Modul haben Sie die Möglichkeit bestehende Verträge eines Kunden zu analysieren, z. B. in Bezug auf den Versicherungsschutz (Versicherungssummen, Einschlüsse, Ausschlüsse, ...) oder das Preis-/Leistungsverhältnis. Dabei können Sie sowohl eigene Verträge als auch Fremdverträge des Kunden analysieren.

Sie entscheiden von Fall zu Fall, welche Verträge analysiert werden sollen. Zu jedem Vertrag können Sie dann eine Beurteilung und Empfehlung abgeben sowie einen sich aus Ihrer Empfehlung heraus ergebenden neuen Beitrag. Auf Wunsch können Sie auch einen bei diesem Kunden als Angebot angelegten Vertrag als Vorschlag angeben bzw. gegenüberstellen.

Jede Analyse wird zum Kunden gespeichert und steht Ihnen dort dauerhaft zur Verfügung.

Das Ergebnis einer vollständigen Analyse ist ein optisch ansprechender Ausdruck, den Sie im Gespräch mit Ihrem Kunden nutzen können und diesem nach Abschluß des Gespräches auch überlassen können. Natürlich können Sie die komplette Analyse alternativ zum Ausdruck auch als PDF-Datei erstellen, um sie so z. B. per E-Mail an Ihren Kunden zu schicken.

Eine komplette Analyse besteht aus den folgenden Bestandteilen, wobei Sie von Fall zu Fall auch einzelne Druckstücke weglassen können:

  • Deckblatt
  • Versicherungsspiegel
  • Analyse (pro Vertrag eine Seite)
  • Gesamtersparnis
  • Zahlungsübersicht
  • Fazit

 

Musteranalyse

Datenübernahme

Haben Sie bisher schon ein Programm im Einsatz und möchten Ihre Daten ungern erneut eingeben?

Kein Problem. Wir übernehmen Ihre Daten.

Da die Speicherung der Daten bei jedem Programm auf eine andere Art und Weise erfolgt und zudem die Nutzung eines Programms von Anwender zu Anwender unterschiedlich ist, benötigen wir Ihre Daten (oder zumindest einen Teilauszug daraus). Nach einer kurzen Datenanalyse nennen wir Ihnen den Preis für die Übernahme, der bei uns grundsätzlich ein Festpreis ist.

Wir können auf Datenformate wie z. B. AMS, VIAS, Polaris, Finanz ProfiT, Access, SQL, DBase, Paradox, Excel und ASCII direkt zugreifen, wobei auch andere Formate in der Regel kein Problem darstellen. Eine Lieferung Ihrer Daten in einem speziellen Format ist daher nicht nötig.

Damit Ihre Daten bestmöglich übernommen werden können, schreiben wir für jede Datenübernahme ein individuelles Übernahmeprogramm. Nur so ist gewährleistet, dass ein Maximum Ihrer Daten übernommen wird und Sie bis zu einem vereinbarten Stichtag mit Ihrem bisherigen Programm weiterarbeiten können.

Systemvoraussetzungen

Hier muss eigentlich gar nicht viel gesagt werden, denn U-Makler erwartet keine besonderen Systemvoraussetzungen.
Im Folgenden finden Sie die Mindestvoraussetzungen, die heute von nahezu jedem System erfüllt werden.

  • Microsoft Windows Betriebssystem (32-bit und 64-bit Editionen werden unterstützt)
    Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 sowie
    Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Server 2011, Windows Server 2012 und Windows Server 2016
     
  • Bildschirm mit einer Mindestauflösung von 1024 x 768, besser jedoch 1280 x 1024 oder mehr
     
  • 2 GB Arbeitsspeicher
     
  • 100 Megabyte freier Festplattenspeicher für die Programminstallation
     
  • Zwischen 50 Megabyte und mehreren Gigabyte freier Festplattenspeicher für die Datenbank

 

Einige technische Vorteile von U-Makler sind:

  • Beim Einsatz als Netzwerkversion ist kein “echter” Server bzw. Serverbetriebssystem Voraussetzung.
     
  • U-Makler kann in einer Netzwerkumgebung auch auf einem NAS-System installiert werden.
     
  • Die Programminstallation erfolgt lediglich einmal auf dem “Server”. Sie müssen keine Clientinstallationen auf den einzelnen Arbeitstationen durchführen, wodurch auch der spätere Aufwand bei Updates auf ein Minimum reduziert wird.
     
  • Es muss keine separate Datenbank gekauft, installiert, eingerichtet und am Laufen gehalten werden.

Online-Kundenordner

Der “Online-Kundenordner” ist eine optionale Internet-Anwendung, mit dessen Hilfe Sie Ihren Kunden einen Online-Zugriff auf die jeweiligen persönlichen Daten, Verträge sowie Dokumente ermöglichen. Dabei bestimmen Sie, welche Kunden einen Online-Zugang von Ihnen erhalten und welche nicht. Gesteuert wird der Zugriff über Benutzernamen und Passwörter, die Sie pro Kunde individuell vergeben können. Sie können außerdem festlegen, welche Verträge des Kunden online einsehbar sind und welche nicht.

Auch Dokumente wie z. B. Policen, Nachträge oder Versicherungsspiegel können Sie Ihren Kunden online ins Postfach stellen. Bei jedem Dokument, dass Sie in das U-Makler Dokumenten-Archiv einfügen, können Sie entscheiden, ob dies dem Kunden online bereitgestellt werden soll oder nicht. Die Bereitstellung erfolgt mittels der im U-Makler integrierten Synchronisation vollautomatisch.

Den Zugang zum Online-Kundenordner richten Sie auf Ihrer eigenen Homepage ein, z. B. mit einem Menüpunkt “Kunden Login” oder “Mandantenbereich”. Ihr Kunde kann sich dann ganz einfach mit seinen Zugangsdaten einloggen und erhält eine übersichtlich und ansprechend gestaltete Ansicht seiner Daten inkl. der Verträge und Dokumente.

 

Sollte Ihr Kunde Änderungswünsche oder andere Anliegen haben, so kann er Ihnen diese direkt im Online-Kundenordner mitteilen. Es stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Änderung der persönlichen Daten (Anschrift, Telefon-Nr., E-Mail Adresse, ...)
  • Eingabe einer Schadenmeldung
  • Kontaktaufnahme, z. B. bei Änderungswünschen in Bezug auf einen Vertrag
     

Sämtliche Änderungen werden direkt über den U-Makler abgerufen und verarbeitet. Zusätzlich erhalten Sie nachrichtlich eine E-Mail mit dem Anliegen Ihres Kunden.

 

Sicherheit & Technisches

Ihr Kunde greift nicht direkt auf Ihren Server zu, sondern auf eine separate mySQL-Datenbank, die internetseitig von Ihrem Provider zur Verfügung gestellt wird. In dieser Datenbank befinden sich lediglich Teildaten zu den von Ihnen ausgewählten Kunden. D. h. Ihr Kunde sieht nicht alle Daten, denn speziell interne bzw. verwaltungsrelevante Daten gehen den Kunden nichts an.

Die Sicherheit ist zudem durch die folgenden Punkte gewährleistet:

  • Der Zugang zum Online-Kundenordner ist durch einen Benutzernamen und Passwort geschützt
  • Die mySQL-Datenbank ist auch durch einen Benutzernamen und Passwort gegen fremde Zugriffe geschützt
  • Der Aufruf des Online-Kundenordner kann über eine sichere Verbindung erfolgen (https://)

 

Systemvoraussetzungen

Sie benötigen eine eigene Domain/Homepage, d. h. Sie müssen bei einem beliebigen Provider (z. B. domaingo, all-inkl, Strato, 1 und 1, ...) angemeldet sein oder alternativ einen eigenen Internet-Server in Ihrem Hause betreiben.

Die Internet-seitigen technischen Voraussetzungen zur Nutzung des Online-Kundenordner sind:

  • mind. 10 MB freier Online-Speicherplatz (Webspace)
  • PHP Version 5 (oder höher)
  • 1 mySQL Datenbank (Version 4 oder höher)

Wenn Sie Ihren Kunden Archivdokumente im Online-Kundenordner bereitstellen möchten, gilt zusätzlich:

  • Mindestens 2 GB Speicherplatz für die mySQL Datenbank

Zur genauen Klärung, ob Ihr Webpage-Paket diese Voraussetzungen erfüllt, sprechen Sie bitte mit Ihrem Internet-Provider bzw. Betreuer Ihrer Homepage.

Dokumenten-Archivierung

Kennen Sie das?

  • Ihr Schreibtisch ist voll mit Papier?
  • Ihre Aktenschränke sind total überfüllt?
  • Ein Kunde ruft an und Sie finden seine Unterlagen nicht
    oder suchen jedesmal in irgendwelchen Ablagen nach den Unterlagen?

Dann ist die Dokumenten-Archivierung im U-Makler genau das richtige für Sie!

Dank der im U-Makler voll integrierten Dokumenten-Archivierung haben Sie bei Kunden und Verträgen stets alle wichtigen Unterlagen wie z. B. Anträge, Policen oder Bedingungswerke im Zugriff. Und dies netzwerkweit, d. h. jeder U-Makler Benutzer hat stets Zugriff auf diese Dokumente (wobei für kritische Dokumente natürlich benutzerspezifische Rechte vergeben werden können).

Dabei können Sie die Dokumente dank konfigurierbarer Ordnerstrukturen mühelos wiederfinden und sind zudem in der Lage die Dokumente problemlos auf dem Bildschirm zu lesen.

Für den Fall, dass Sie Dokumente z. B. an den Kunden oder die Gesellschaft weitergeben müssen, ist natürlich ein nachträglicher Ausdruck sowie das direkte Versenden per E-Mail aus dem U-Makler heraus vorgesehen.

Besonders interessant ist die Dokumenten-Archivierung auch für den Außendienst. Ausgestattet mit einem Notebook und der U-Makler Austausch-Filiale haben Ihre Außendienstmitarbeiter alle relevanten Unterlagen stets unterwegs dabei. Das Mitschleppen von schweren Aktentaschen entfällt somit.

Wie werden dem Archiv Dokumente hinzugefügt?

Die Dokumenten-Archivierung ermöglicht das Hinzufügen von Dokumenten auf zwei unterschiedliche Arten:

  • Scannen mit Hilfe eines TWAIN-kompatiblen Scanners
    Unterlagen in Papierform, also z. B. die Tagespost oder ausgefüllte Anträge, können Sie ganz einfach scannen.
    Das Scannen wird im U-Makler direkt unterstützt. Sie wählen nur Ihren Scanner und U-Makler erledigt den Rest.
    Unterstützt werden alle TWAIN-kompatiblen Scanner, auch Multifunktionsgeräte. Beste Ergebnisse bei minimalstem Zeitaufwand erreichen Sie allerdings bei Verwendung eines speziellen Dokumenten-Scanners.
    Bei Interesse sprechen Sie uns an. Gerne bieten wir Ihnen den für Sie passenden Scanner gleich mit an.
     
  • Vorhandene digitale Dokumente (PDF-Dateien, E-Mails, Faxe, Word- und Exceldateien, ...)
    Sie bekommen eine E-Mail vom Versicherer, eine CD mit Bildern eines Schadens vom Kunden, empfangen Faxe auf dem Computer oder erstellen eine Kalkulation mit Microsoft Excel? All das sind digitale Dokumente, auch Dateien genannt, die Sie direkt in das Archiv einfügen können - ohne dass Sie diese zuvor ausdrucken und wieder einscannen müssen. Die Dokumenten-Archivierung ist so flexibel gestaltet, dass Sie Dateien beliebigen Formats im Archiv hinterlegen können.
     

Grundsätzlich werden alle Dokumente, egal ob gescannt oder als Datei hinterlegt, immer direkt bei z. B. einem Kunden, einem Vertrag oder aber auch einem Schaden zugeordnet.

Vorteil der voll-integrierten Lösung im U-Makler ist, dass Sie dadurch auf eine komplizierte Verschlagwortung verzichten können, denn der Kunde, Vertrag oder Schaden ist im U-Makler angelegt und daher bereits bekannt. Dies erleichtert Ihnen das Archivieren im Vergleich zu externen Lösungen enorm.

Beim Scannen haben Sie zudem die Option sämtliche Dokumente (z. B. die komplette Tagespost) erst einmal in einen Stapel einzuscannen. Dies kann z. B. zentral am Empfang erledigt werden. Von diesem Stapel aus können die Dokumente dann durchgearbeitet und direkt zu den jeweiligen Kunden, Verträgen oder Schäden zugeordnet werden.

Unterschiede zu einem simplen Dokumenten-Management

Bei der U-Makler Dokumenten-Archivierung handelt es sich um eine “echte” Archivierung, nicht nur um ein einfaches Dokumenten-Management.

Wo liegt der Unterschied?

Bei einem Dokumenten-Management werden lediglich Verweise zu Dateien auf Ihrer Festplatte hinterlegt. Löschen Sie versehentlich eine Datei im Explorer, benennen einen Ordner um oder verschieben eine Datei nachträglich in einen anderen Ordner, ist der entsprechende Verweis ungültig. Ihre Datei wird im Programm nicht mehr gefunden.

Bei der U-Makler Dokumenten-Archivierung werden Ihre Dokumente automatisch in der U-Makler Datenbank gespeichert. Auf Wunsch löscht U-Makler die jeweilige Datei auch sofort von Ihrer Festplatte, denn dort wird sie nicht mehr benötigt.

Zudem ist es für eine Beweisbarkeit bei z. B. Gerichtsstreitigkeiten von großer Bedeutung, dass Sie Ihre Dokumente in unveränderlicher Form archiviert haben. Und genau dies ist im U-Makler der Fall. Ihre Dokumente werden revisionssicher, d. h. ohne nachträgliche Möglichkeit einer Manipulation in der Datenbank gespeichert. Um noch mehr Sicherheit zu gewährleisten, erfolgt die Speicherung generell in verschlüsselter Form in der durch ein Passwort geschützten Datenbank.

 

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